Lidia Muñoz Robledo Event Manager at XXL COMUNICACIÓN – Brands in Action – una de las compañías lideres en Barcelona que ofrece servicios de comunicación global en las áreas de Moda y Accesorios, Belleza y Lifestyle. Una agencia especializada en relaciones con la prensa de moda para ayudar a las marcas a establecer su imagen a través de los medios.
Los eventos se han consolidado como una herramienta más de la comunicación, con la capacidad de que el público conecte con las marcas a través de una experiencia única.
Desfiles de moda, openings, eventos de prensa, con influencers, lanzamientos de producto, degustaciones… y es aquí donde entra en acción nuestra invitada Lidia Muñoz Robledo que como manager de eventos de XXL se encarga de trabajar desde el desarrollo creativo del evento, la producción y hasta la convocatoria de prensa, sociales de invitados, influencers e incluso celebrities que darán al evento la visibilidad y repercusión que explica la razón de su celebración.
– ¿Cuánto tiempo llevas en XXL? XXL Comunicación es una de las empresas de comunicación que hay en Barcelona y en España. Explícame tu un poco
– Llevo en XXL…en abril haré 6 años.
– ¡Madre mía! Cuantas cosas habrás vivido ya.
– Creo que son incontables! Experiencias, gratitudes y al mismo tiempo también reconfortantes porque a nivel de producción nunca sabes a lo que te vas a enfrentar. Siempre se piensa que producción es como organizar cuatro cosas, pero hay siempre un montón de imprevistos y los solucionas en base a la experiencia de estar trabajando durante años. Ni en la carrera, ni en ningún momento de tu vida nadie te explica en que consiste la producción y eso es algo que solo se aprende trabajando y afrontando los imprevistos que te surjan. Por eso nos llaman los bomberos de los eventos, porque apagamos fuego donde podemos. Y aunque haya vivido en países internacionales trabajando en hostelería que es una de las mejores bases que se puede tener para trabajar en producción. La producción es algo vocacional. Tienes que tener una personalidad para ello y sobre todo energía, una mente bastante organizada y cuadrada para poder no estresarte y solventarlo todo en cuestión de segundos.
– ¿Cuál es el campo que más trabaja XXL? ¿Hacéis más eventos shottings, desfiles?
– En XXL somos una agencia de comunicación de moda y llevamos departamento de moda como de Lifestyle, también hacemos cosas como openning de hoteles, openning de restaurantes, acciones con influencers, producciones de shottings, eventos, desfiles y como por ejemplo en la Fashion Week, 080 o la Bridal Week que a veces nos toca departamento internacional y trabajamos con diseñadores y firmas internacionales que participan en los desfiles de forma individual y lo tenemos que producir.
– ¿Ustedes hacéis el desfile de Custo también? No?
– Si, exacto, hacemos el desfile de Custo Barcelona. Me encargo de la producción desde el inicio, viajando con él, hemos ido a Guatemala a República Dominicana…pero sobre todo por España. La mayoría de los desfiles han sido realizados en Madrid y Barcelona. Mercedes Fashion Week de Madrid y la 080 de Barcelona.
– ¿Cómo empieza por ejemplo un proceso de un desfile? ¿Desde la base qué es? ¿El diseñador os cuenta como quiere hacerlo o ustedes proponéis una localización?
– Primero se localiza, obviamente.
– Pero él os dice un poco o proponéis vosotros…
– Si, se envía un moodboard con las localizaciones según las preferencias del cliente, después organizamos un viaje y hacemos un tour con el diseñador las localizaciones que le puedan encajar mejor. Y a partir de allí ya empieza todo el proceso, pero el proceso inicial, antes de la localización es organizar el viaje de la persona que viene para localizar. El momento primero de una producción de toda persona encargada en la organización de evento, comienza cuando sale de su casa: El transfer, el avión…
– Vale, y los modelos de los desfiles, por ejemplo, cómo los elegís?
– Generalmente depende, hay veces que el cliente nos encarga en castings y otras veces hay castings que ya están hechos por otras empresas.
Si están hechos por otras empresas, yo les hago llegar el casting al diseñador y él te hace una selección en base a los looks que tiene. Y ya estaría.
Y si no podemos hacer nosotros mismos castings, organizamos una citación con todas las agencias de modelos con los requisitos que queremos y con el fee que tenemos hacemos una convocatoria para hacer un casting básicamente en nuestra oficina de XXL y a partir de ahí con el diseñador y con el composite vamos decidiendo las modelos…o también por mailling.
– Osea, primero hacéis la localización, después el casting de las modelos, luego el fitting que supongo que ya es probar la ropa para que les quede bien.
– Exacto.
– Luego buscar maquillaje…
– Si, generalmente el head and make up cuando se hace un desfile viene dado, si hablamos de Bridal, 080…porque cuentan con sponsorings como por ejemplo MAC, Kevin Murphy, etc.
Les pasamos, por ejemplo, las referencias de maquillaje y hay un equipo que hace las pruebas de maquillaje que se comprueban días antes o insitu, aprovechando que están haciendo el fitting.
Se revisan las pruebas de maquillaje y si se tiene que perfilar o cambiar algo se hace hasta que quede a gusto del diseñador.
Después, empieza el fitting, que suele durar unos dos días, tres…dependiendo del diseñador.
Y el fitting ya sabemos cómo funciona, es probar la ropa, comenzar a hacer el line up, comenzar a hacer el poor.
Mirar las salidas de las modelos y a partir de ahí, ver si hay una producción dentro de la localización. Porque a la vez que estás haciendo el fitting también estás haciendo la producción de la localización que se haya escogido, según la localización tienes que hablar con todos los proveedores de luces, cámaras, de moquetas, de los asientos, el sitting…. Hay que levantar un espacio desde cero a todo. También se tiene que crear el catwalk del espacio, en un espacio virgen, por ejemplo, se miran los equipos, se miran las luces, este proceso en realidad se hace antes del fitting. Generalmente mucho antes. Si empezamos desde cero. Si vas a una Fashion Week, una bridal…. ya está todo montado.
– Hacéis un ensayo de desfile antes de hacerlo
– Claro, hay un ensayo del desfile y también se hace una prueba técnica de luces y música.
– Vale, pero con las chicas o sin chicas.
– Con chicas. Siempre.
– ¿Con las chicas reales?
– Sí, los ensayos dependen del diseñador. Hay ensayos que quiere hacerla con la música, las luces y las chicas. Y hay a veces que los separan. Hacen una prueba del recorrido, porque puede ser un recorrido como quiera el diseñador, recorrido en “U”, recorrido en diagonal, se hacen pruebas con las chicas sin música, y luego se puede hacer el ensayo técnico de luces sin chicas. Pero ya te digo esto depende del diseñador.
– Ahí también tienes que hacer la convocatoria de la gente Vip y todos los transfer, la comunicación, no?
– Si, obviamente, eso ya es otra cosa. Con la Comunicación depende generalmente del diseñador, a veces lo hace la organización y otras veces nos encargamos nosotros. En el caso que tengamos que hacerlo se nos dan un fee y con ese budget tenemos que hacer una convocatoria de celebrities, influencers, además de convocar a las influencers que ya conocemos para que vengan al desfile sin ningún tipo de coste. Y a partir de eso, hemos de hacer la producción para esas influencers y personas VIP: hemos de contactar con los bookers, saber dónde se alojan, saber el avión, ir a buscarlas con transfers, llevarlas a hacer el make up también, o si va el head and make up al hotel, si tienes que bookear un sito para maquillarlas. Si quieren ir vestidas del diseñador. Preguntar las tallas, que vestido te gusta, llevárselo al hotel, o que hagan ellas prueba de fitting en el mismo espacio…es toda una rueda. Producir un evento con una celebrity o una persona VIP supone el mismo esfuerzo que hacerle el fitting a una modelo. O lo mismo hacer la producción con el diseñador, para nosotros nuestros clientes son muy importantes y queremos que estén bien por eso hemos de organizarle todo para que esa persona no tenga que hacer nada.
Después cuando acaba el desfile, todo el mundo aplaude, todo muy bonito. Y luego está…
– La party ¿no?
– Si, luego generalmente se hace una fiesta con un catering.
– En otro lugar normalmente?
– Puede ser en otro lugar o en la misma pasarela. Pero claro, esto también hay que producirlo. Mientras estás haciendo todo lo del diseñador también estás produciendo la convocatoria de catering, mirando el menú, conformando si se necesitan azafatos, cocineros, camareros, si hay un sponsor de cavas si no lo hay. Si hay un coste sino hay otro coste. También tienes que tener en cuenta la decoración, si hay decoración floral, el concepto de luces, la música.
Al final resulta una producción de calibre importante.
– Madre mía todo lo que lleva un desfile que parecen que sean simplemente unos 20 minutos que es lo que dura un desfile.
– No, depende, hay desfiles que pueden durar una semana en organizarlos y ya está, y hay desfiles, como por ejemplo uno que producimos de Viktor & Rolf, que hasta hoy ha sido el más fuerte que he hecho en mi vida y estuve 2 meses previos organizando el desfile.
– ¿Cada día?
– Si, siempre ha de ir intercambiando emails con la persona encargada de Viktor & Rolf, sobre todo la localización, los vestidos, el pack de influencers, el pack de celebrities, el pack de modelos, el pack de todo… entonces es un trabajo de producción de 2 meses a distancia y luego también tener que cuidarlos a ellos. Es decir, como van a trasladar la colección, si necesitan un camión…A ver la logística obviamente…
– Claro, como llegan los vestidos
– Claro, como llegan los vestidos, que tipos de vestidos son, que capacidad tienen, cuantos looks hay, si traen maniquíes o no, máquinas de coser. Que equipo humano traen, imagínate que son 15. Pues has de hacer la logistica de los 15 vuelos, y a cada uno hay que recogerlos al aeropuerto y muchas veces van en diferentes vuelos y cuando llegan deben tener su transfer esperando y llevarlos al hotel. Una vez en el hotel acomodarlos en la habitación que les toque. Contratar los transfer del hotel al espacio, y bueno, tratarles como unas personas VIP, no tienen que hacer nada, son invitados. Así que acompañarles todo el rato decirles cuales son los mejores restaurantes de Barcelona. Dietas…Todo!
– Muchas gracias Lidia, por toda esta información que nos acabas de dar.
– Nada, si necesitas cualquier duda aquí estoy.
– Gracias. Un besote!
– Un besote!